Las reuniones persona a persona son una práctica extremadamente común en estos días. Una vez al mes, mánager y reportee* se reúnen y tienen una agradable conversación discutiendo cómo va el trabajo y cómo están las cosas en casa.

Si esa es tu agenda 1: 1 habitual, es posible que obtengas muchas ventajas al cambiar un poco las cosas.

El objetivo de las reuniones 1:1

¿Qué esperamos de esos 1:1? ¿Por qué es mejor tenerlos que no tenerlos? ¿Cuál es la ganancia de invertir horas de nuestro tiempo en estas reuniones?

Las reuniones pueden ser buenas para muchas cosas, pero ¿para qué son especialmente buenas las reuniones 1:1?

Bueno, hay cuatro cosas que debes esforzarte por lograr en ellas:

1) Genera confianza con tu reportee.

2) Descubre problemas incipientes que pueden hacer que tu reportee se sienta frustrado en el futuro.

3) Trabaja en problemas de desempeño o actitud con él.

4) Obtén comentarios honestos para que puedas mejorar como gerente.

Hay muchas estrategias para alcanzar esos objetivos. Lo importante es que tengas un propósito claro en cuanto al tiempo y armes una agenda que garantice que se cumplan tus objetivos para la reunión. 

La plantilla de agenda uno a uno

Quiero compartir la agenda que me gusta usar en mis reuniones 1:1. A veces no podemos cubrir todo lo que ésta se propone abarcar, pero no pasa nada. Lo que no llega a abordarse, queda anotado para la próxima reunión.

Mi agenda es así:

• Ponerse al día con la vida personal (aprox. 5 a 10 minutos)
• Resumen de la reunión anterior y verificación de si los pendientes (de tu lado o del lado de tu reportee) avanzaron (aprox. 5 a 10 minutos)
• Preguntas incómodas que pueden revelar problemas incipientes (según sea necesario)
• Comentarios que aún no he dado sobre el desempeño o la actitud de mi reportee (según sea necesario)
• Preguntar sobre mi estilo de gestión para recibir comentarios (según sea necesario)
• Resumen de los nuevos pendientes que han surgido de los temas discutidos durante la reunión, tanto para mí como para mi reportee (aprox. 5 minutos)

Para lograr esto, es importante tomar notas durante las reuniones y tener a mano notas de reuniones anteriores.

Frecuencia de las reuniones

He visto y usado diversas frecuencias de reunión.  Los mejores resultados los obtuve con una frecuencia de una vez a la semana.

Sé que esto parecerá extremo para muchas personas y ya puedo escucharte pensar “No tengo tiempo para tener TODAS ESAS REUNIONES”.

Si esa es realmente la situación, si de verdad no tienes tiempo para todas esas reuniones, entonces tal vez haya que ajustar algo en tu rol.

Una reunión de calidad de una hora con tus reportees debe ser básica para cualquier gerente. Si no puedes dedicarle tiempo, es posible que tengas demasiados reportees o demasiadas responsabilidades además de la gestión de equipo.

La frecuencia de una vez por semana es excelente por dos razones principales:

En primer lugar, no deja que las cosas importantes se acumulen. Simplemente no hay tiempo durante una sola semana para terminar con problemas tan grandes e imposibles de resolver en ese lapso.

Puedes argumentar que puede ocurrir lo mismo con una frecuencia de dos semanas, o incluso con una reunión mensual. Okey, pero ahí es donde entra la razón número 2:

La segunda gran cosa sobre la frecuencia semanal es que probablemente no se caiga el mundo si la pospones.

Ya sabes, “hablaremos la próxima semana”. Fácil. No necesitas reprogramar, solo omítela y estará todo bien.

Todos sabemos que a veces no puedes llegar a tiempo para el 1:1. Puede pasar. La frecuencia semanal te salva en esas situaciones. 

Otra gran razón para hacer reuniones 1:1 de frecuencia semanal, (aunque no tan buenas como las otras dos) es que te permite a ti, el mánager, iterarlas si algo no funciona.

Hacer algo muchas veces es una excelente manera de aprender, por lo que tener muchas reuniones 1: 1 te convertirá en un experto en muy poco tiempo.

Compartiendo objetivos y agenda con tu reportee

Ahora que tienes una agenda explícita y una frecuencia constante, es importante que compartas tus expectativas con tu reportee.

Hazle saber que el 1: 1 es un momento de privacidad entre ustedes, para discutir temas importantes que quizás no se sienta cómodo discutiendo en presencia de otros.

Explícale que que tratarás de repasar todos los puntos de la agenda cada vez y que si quiere traer algún otro tema a la reunión, también estará bien.

Haz del 1:1 un lugar de confianza y buena energía, para que puedas crear un vínculo que permita hacer un gran trabajo.

*El reportee es un empleado que recibe órdenes del gerente o de un empleado por encima de él en la estructura jerárquica de una organización. Los empleados pueden informar directamente a alguien por encima de ellos, como el gerente, el líder del equipo, etc. El reportee debe asignar y monitorear sus trabajos para recibir comentarios. 

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